Этот перечень включает в себя, если не исчерпывающий список критериев, то, как минимум релевантный для большинства ассоциаций. Описать все возможные сценарии не возможно. Для каких-то ассоциаций часть пунктов будет не релевантной, частных случаев много. Разберем по пунктам.
Логистика
Соответствие этому критерию будет определять минимальные требования к дестинации, способной принять мероприятие и определит должно ли направление быть включено в самый первый расширенный список.
В зависимости от типа мероприятия, долгосрочных планов развития и года, когда размещается запрос, члены правления ассоциации определят, какие из приведенных ниже логистических критериев составят тот самый минимальный перечень требований. Назовем это базовыми требованиями.
Фактор даты и времени
- Убедиться, что направление соответствует графику ротации ассоциации (примерно так-же как ФИФА выбирает страны и производит ротацию континентов)
- Определить идеальные даты и дни недели и получить подтверждение доступности
- Проверить недопустимые даты (религиозные, национальные праздники)
- Сверить выбранные даты с графиком международных мероприятий с которыми не стоит пересекаться
- Подтвердить, что выбранные даты не пересекаются с важными событиями в стране проведения, которые могут повлиять на мероприятие ассоциации
- Получить подтверждение, что площадка будет открыта к моменту проведения мероприятия, если это новая площадка, а также о том, что никаких строительных работ, способных повредить мероприятию, не будет проводится в округе
Доступность
- Доступность дестинации по воздуху (прямые рейсы из городов нахождения делегатов)
- Пропускная способность воздушных путей (количество рейсов в день или мест доступных в день)
- Является ли город хабом или большинству делегатов придется брать стыкованные рейсы
- Потенциальные узкие места
- Планы по развитию аэропорта города или росту количества маршрутов
- Подтвержденный опыт дестинации по приему аналогичных мероприятия со схожим типом делегатов
- Международные железнодорожные маршруты
- Визовая политика — смогут ли делегаты из всех стран принять участие; будет ли оказана поддержка в визовом вопросе (например официальные приглашения, гарантирующие получение виз)
- Качество и простота информации доступной делегатам для получения виз
Логистика на месте
- Расстояние от аэропорта и ж/д вокзала до места проведения мероприятия и отелей
- Время проезда в час-пик
- Эффективность работы миграционной службы/таможни, службы безопасности аэропорта для быстрого прохода делегатов по прибытии
- Качество работы таможни в вопросе пропуска материалов и оборудования необходимых для конгресса (оборудование, материалы делегатов и организаторов)
- Возможности быстрого прохождения аэропортовых процедур и размещения отдельных информационных стоек мероприятия
- Расстояния между основной площадкой отелями и площадками, где будет проводится культурная программа
- Информация о пешеходных маршрутах и возможностях по организации шатлов
- Работа и доступность информации по общественному транспорту
- Инфраструктура города для людей с ограниченными возможностями
Основная площадка
- Определится с тем, какой тип площадки предпочтителен: с или без возможности проживания. Иным и словами это предпочтительно конгресс-отель или выставочный центр
- Размер и вместимость комнаты для пленарных заседаний и другие требования к ней (тип рассадки, оснащение)
- Необходимое количество переговорных комнат и их размер
- Пространство для выставки, отдыха, общения рекламных стендов
- Пространство для питания делегатов
- Наличие отдельных ресторанов и кофеен на объекте проведения мероприятия или рядом
- Возможности и скорость трансформации площадки под другой формат (залы трансформеры, тип стульев в зале)
- Планы демонстрирующие все залы с примерами рассадки и временем перемещения между залами
- Год постройки площадки и год, когда она была последний раз модернизирована
- Качество/уровень общего состояния/технологическая актуальность площадки
- Свидетельство обслуживания подобных мероприятий в прошлом
- На сколько площадка подготовлена для людей с ограниченными возможностями
- Качество беспроводного интернета
- Инфраструктура и оборудование для синхронного перевода
- Есть ли в наличие электронные табло для навигации
- Аккредитация/Сертификация площадки по параметрам заботы об окружающей среде (например LEED)
- Достаточное количество мебели для всех задействованных залов
- Перечень доступных сервисов поддержки доступных на площадке
- Доступность услуг по безпроблемному получению материалов и оборудования для выставки и мероприятия и/или наличие беспошлинной зоны для избежания бумажной волокиты на площадке
- Будут ли на площадке проводится мероприятия других клиентов в тот же момент или она будет эксклюзивно предоставлена ассоциации
- Политика доступа на площадку во время проведения мероприятия
- Обеспечение безопасности на площадке
- Бронирование даты. Политика площадки в отношении предварительного бронирования
- Политика в отношении возможности добавления или сокращения дней мероприятия
- Стандартное оборудование встроенное в каждый зал
Размещение делегатов
- Общее количество доступных для бронирования комнат, на определенном организатором расстоянии от основной площадки, по типу отеля
- Максимальное возможное количество комнат, которые можно держать в жестких или мягких блоках по типу отелей, на определенном расстоянии от основной площадки
- Список потенциальных отелей для штаба организатора на основании заданных критериев (размер, звёздность, размер пространства для общения, сопутствующие конференц-возможности и т.п.)
- Предложенные контрактные условия между отелями и ассоциациями, включая условия для всех посредников и вовлеченных сторон
Поставщики на месте
- Наличие PCO (Professional Congress Organizer) в стране проведения. Желательно нескольких
- Наличие DMC (Destination Management Company) , он же туроператор специализирующийся на приеме групп и мероприятий и способный обеспечить логистику и культурную программу
- Компании, предоставляющие услуги по обеспечению безопасности
- Координаторы волонтеров и компании, предоставляющие временный персонал
- Компании по аудио-визуальному оборудованию/Синхронному переводу/ производству видео контента
- Выставочное оборудование/ навигация / баннеры
- Налоговые консультанты
Список не исчерпывающий
Экономика
Большой ежегодный конгресс представляет собой как огромные финансовые возможности и выгоды, так и большие риски для международной ассоциации и её партнеров.
Финансовые цели должны быть четко определены заранее и понятны всем заинтересованным сторонам. Руководство для подачи заявок должно очень точно формулировать требования к подаче необходимой финансовой информации участниками.
Общие требования
- Кто будет являться стороной заключающий договора с поставщиками (сама ассоциация, локальное представительство, авторизованное агенство)
- Кто ответственен за каждый из источников дохода и маркетинг: регистрационные взносы, спонсорские взносы, выставка
- Кто аккумулирует излишек/профицит и как он будет делиться?
- Кто несет ответственность за те или иные убытки и как они будут делиться в случае их возникновения?
- Кто составляет и контролирует бюджет?
- Существует ли стандартизированный формат бюджета? Доступны ли бюджеты прошлых мероприятий?
- Какие таможенные сборы будут применены к временному ввозу рекламных и других материалов для целей мероприятия?
- Кто ответственен за любый курсовые риски?
- Требуются ли ассоциации гарантии от заявителей (местные представительства или поставщики или государство)
- Имеет ли мероприятие цели по выручке и на сколько это критично при оценке предложений
- Кто будет отвечать за аудит финансовой отчетности мероприятия?
- Определить какие элементы являются частью финансовой ответственности организаторов, а какие личной ответственностью делегатов
- Стоимость страховки и покрытие — все заинтересованные лица и поставщики (убедится в полном покрытии страховки без пересечений)
- Модель разделения рисков и доли прибыли. Должны быть заранее определены финансовые поощрения принимающей стороны и/или поставщиков (например в случае когда принимающая сторона привлекает целевой объем спонсорских взносов, она вознаграждается определенным процентом от привлеченных взносов)
- Кто будет отвечать за оценку заявок по параметру цена-качество?
- Требует ли ассоциация неизменной/твердой цены в заявках или допускается некоторая гибкость?
- Стоимость аренды основной площадки включая рассадку и дни для монтажа и демонтажа
- Дополнительная стоимость стандартного оборудования и мебели
- Цена дополнительных сервисов
- Определить будут ли выплаты комиссионных и кому
- Существуют ли какие-либо финансовые выгоды от переноса мероприятия ну другой месяц или дни недели или изменения формата мероприятия, которые могут привести к уменьшению цены
PCO/DMC
- Требуется ли ассоциации полная финансовая и бухгалтерская прозрачность с партнерами такими как PCO
- Предоставлена ли подробная разбивка стоимости: консультационные услуги, фиксированные цены на услуги, затраты на одного делегата, затраты на услуги других поставщиков, комиссионные уплаченные и выставленные
- Существуют поощрительные выплаты за достижение финансовых целей мероприятия
- Должна быть прописана политика по поводу комиссий партнерам
- Должна быть собрана информация о финансовой стабильности партнеров
Размещение делегатов
- Два типа цен на размещения индикативные и точные. Когда могут быть предоставлены точные цены на размещение делегатов?
- Условия изменения и аннуляции блоков номеров в отелях
- Условия и требования отеля, где будет размещен организационный штаб должны быть вынесены отдельно
- Должны быть учтены комиссии выплачиваемые посредникам
- Отелями предоставляются бесплатные номера ассоциации в рамках блока
- Предоставление повышение категории номера (апгрейд)
- Требуемые сертификации и/или стандарты качества
- Требуется ли определенный тип отеля
Транспорт
- Наличие скидок от авиакомпаний или авиационных альянсов или железнодорожных операторов — определены типы билетов, временные рамки акции и способ доступа делегатов к акции
- Бесплатные билеты для всех спикеров и VIP гостей
- Индикативные цены, основанные на стоимости билетов в текущем году и предоставление даты, когда станут доступны фиксированные цены на мероприятие
Государственные дотации и поддержка
- Прямые финансовые дотации от принимающей страны, города или основной площадки
- Комиссии возвращаемые в пользу ассоциации
- Приемы и ужины организованные принимающей стороной и за счет нее (например губернаторский прием по случаю открытия мероприятия)
- Беспроцентные займы на организацию мероприятия для ассоциации и партнеров
- Маркетинговая поддержка
- Доступность бесплатных налоговых консультации по региональным и национальным налогам применимым к организации международного мероприятия
- Дополнительно созданные ценности (например бесплатный проезд на общественном транспорте в городе проведения мероприятия, бесплатный проход в музеи для делегатов)
Другие экономические факторы
- Стоимость виз
- Программы по социальной отвественности CSR ( например взносы в местные благотворительные фонды или социальные проекты)
Внутренние цели и задачи ассоциации
Тогда как логистика определяет то, какие города могут принять мероприятия физически, а финансовые параметры играют критически важную роль для принятия решения, львиная доля ассоциаций имеет свои внутренние цели и задачи, которые они ставят на другую часу весов.
Эти цели и задачи относятся больше к миссии и долгосрочным планам развития ассоциации, создающим основную ценность для заинтересованных сторон.
Ассоциации могут также иногда жонглировать долгосрочными стратегическими целями и краткосрочными тактическими при определении целей, стоящих перед конкретными мероприятием. Заявителем тут может помочь обращение к опыту принятия решений по предыдущим съездам ассоциации.
- Ротация — ассоциация должна быть видна в определенных частях мира на постоянной основе в зависимости от её стратегии развития и направления деятельности
- Решение связанное с Президентом или другими важными членами правления
- Потенциал роста количества членов ассоциации может обуславливать выбор места
- Большое локальное представительство уже есть и есть очень сильный местный офис
- Аудитория для программ и продуктов, предлагаемых ассоциацией
- Локальный спрос на обучение и контент генерируемый мероприятием
- Передача знаний развивающимся странам и регионам
- Увеличение узнаваемости ассоциации перед конкретной публикой и/или правительством
- Место испытывает определенные трудности (медицинские, окружающая среда, социальные) в той сфере в которой работает ассоциация
- Коммерческие возможности для членов ассоциации или для самой ассоциации в месте проведения
- Сильные научные позиции и экспертиза в области основной специализации ассоциации и доступность сильных местных спикеров
- Возможности сотрудничества с другими национальными или международными ассоциациями, работающими в той же или смежной сферах
- Желание удовлетворить стратегические потребности основого спонсора/бизнес партнера
- Желание ответить на вызов конкурирущих ассоциаций
Политические / эмоциональные критерии
Эти критерии вы никогда не найдете в мануалах для заявителей, но ни существует и их не стоит сбрасывать их со счетов. Опытные заявители знают на сколько эти факторы могут иметь значительное влияние.
Решения принимаются людьми, основываясь не только на фактах, но и на восприятии, предрассудках, влияния взглядов и мнений других людей и групп, а также социального давления.
Привлекательность дестинации
- Туристическая привлекательность (шопинг, развлечения, ночная жизнь)
- Культурно-историческая привлекательность
- Связь с историей и культурой самой ассоциации
- Круглая дата для ассоциации (например возвращение в город, где ассоциация была основана много лет назад)
- Связь с крупным публичным мероприятием (например Олимпийские игры, Экспо)
- Большая дата в месте проведения мероприятия (город или страна проводят празднования и гуляния по случаю своего события, что может увеличить интерес делегатов)
- Ассоциация еще ни разу не была в этом городе/регионе
- Сильная местная команда членов ассоциации
- Совершенно новая площадка или «горячее» направление
- Политическая/экономическая стабильность
- Фактор заботы об окружающей среде — «зеленая» заявка
- Климат; экстремальные погодные условия
Факторы связанные с заявителем
- Симпатия и/или уважение к заявителю/месту которое в прошлый раз участвовало, но проиграло
- Поддержка заявителя, который недавно пережил серьезные катаклизмы (цунами, наводнения, землятресения)
- Заявитель является очень активным членом ассоциации
- Фактор известности лидера со стороны заявителя
- Заявитель политически важен
- Международно- уважаемое/известное/популярное лицо поддерживает заявителя
- Государственная поддержка
Лица принимающие решение
- Предрассудки; устаревшая информация о заявителе
- Личный релевантный недавний опыт/знание, связанные с заявителем
- Решение, сделанное на основании личных политических/дружеских предпочтений
- Лоббирование заявителем или влиятельным заинтересованным лицом в ассоциации
- Личные подарки
Презентация заявки
- Индивидуальное сильное эмоциональное влияние заявителя на презентации
- Использование сильных образов/великолепных навыков презентации для создания эмпатии и влияния на решение
- Четко артикулируемая история, отвечающая на вопрос, почему заявитель должен быть выбран
- Профессионализм и уверенность с которыми презентация сделана
- На сколько четко и уверенно презентующие отвечают на вопросы лиц принимающих решения