Этот перечень включает в себя, если не исчерпывающий список критериев, то, как минимум релевантный для большинства ассоциаций. Описать все возможные сценарии не возможно. Для каких-то ассоциаций часть пунктов будет не релевантной, частных случаев много. Разберем по пунктам.

Логистика

Соответствие этому критерию будет определять минимальные требования к дестинации, способной принять мероприятие и определит должно ли направление быть включено в самый первый расширенный список.

В зависимости от типа мероприятия, долгосрочных планов развития и года, когда размещается запрос, члены правления ассоциации определят, какие из приведенных ниже логистических критериев составят тот самый минимальный перечень требований. Назовем это базовыми требованиями.

Фактор даты и времени

• Убедиться, что направление соответствует графику ротации ассоциации (примерно так-же как ФИФА выбирает страны и производит ротацию континентов)
• Определить идеальные даты и дни недели и получить подтверждение доступности
• Проверить недопустимые даты (религиозные, национальные праздники)
• Сверить выбранные даты с графиком международных мероприятий с которыми не стоит пересекаться
• Подтвердить, что выбранные даты не пересекаются с важными событиями в стране проведения, которые могут повлиять на мероприятие ассоциации
• Получить подтверждение, что площадка будет открыта к моменту проведения мероприятия, если это новая площадка, а также о том, что никаких строительных работ, способных повредить мероприятию, не будет проводится в округе

Доступность

• Доступность дестинации по воздуху (прямые рейсы из городов нахождения делегатов)
• Пропускная способность воздушных путей (количество рейсов в день или мест доступных в день)
• Является ли город хабом или большинству делегатов придется брать стыкованные рейсы
• Потенциальные узкие места
• Планы по развитию аэропорта города или росту количества маршрутов
• Подтвержденный опыт дестинации по приему аналогичных мероприятия со схожим типом делегатов
• Международные железнодорожные маршруты
• Визовая политика — смогут ли делегаты из всех стран принять участие; будет ли оказана поддержка в визовом вопросе (например официальные приглашения, гарантирующие получение виз)
• Качество и простота информации доступной делегатам для получения виз

Логистика на месте

• Расстояние от аэропорта и ж/д вокзала до места проведения мероприятия и отелей
• Время проезда в час-пик
• Эффективность работы миграционной службы/таможни, службы безопасности аэропорта для быстрого прохода делегатов по прибытии
• Качество работы таможни в вопросе пропуска материалов и оборудования необходимых для конгресса (оборудование, материалы делегатов и организаторов)
• Возможности быстрого прохождения аэропортовых процедур и размещения отдельных информационных стоек мероприятия
• Расстояния между основной площадкой отелями и площадками, где будет проводится культурная программа
• Информация о пешеходных маршрутах и возможностях по организации шатлов
• Работа и доступность информации по общественному транспорту
• Инфраструктура города для людей с ограниченными возможностями

Основная площадка

• Определится с тем, какой тип площадки предпочтителен: с или без возможности проживания. Иным и словами это предпочтительно конгресс-отель или выставочный центр
• Размер и вместимость комнаты для пленарных заседаний и другие требования к ней (тип рассадки, оснащение)
• Необходимое количество переговорных комнат и их размер
• Пространство для выставки, отдыха, общения рекламных стендов
• Пространство для питания делегатов
• Наличие отдельных ресторанов и кофеен на объекте проведения мероприятия или рядом
• Возможности и скорость трансформации площадки под другой формат (залы трансформеры, тип стульев в зале)
• Планы демонстрирующие все залы с примерами рассадки и временем перемещения между залами
• Год постройки площадки и год, когда она была последний раз модернизирована
• Качество/уровень общего состояния/технологическая актуальность площадки
• Свидетельство обслуживания подобных мероприятий в прошлом
• На сколько площадка подготовлена для людей с ограниченными возможностями
• Качество беспроводного интернета
• Инфраструктура и оборудование для синхронного перевода
• Есть ли в наличие электронные табло для навигации
• Аккредитация/Сертификация площадки по параметрам заботы об окружающей среде (например LEED)
• Достаточное количество мебели для всех задействованных залов
• Перечень доступных сервисов поддержки доступных на площадке
• Доступность услуг по безпроблемному получению материалов и оборудования для выставки и мероприятия и/или наличие беспошлинной зоны для избежания бумажной волокиты на площадке
• Будут ли на площадке проводится мероприятия других клиентов в тот же момент или она будет эксклюзивно предоставлена ассоциации
• Политика доступа на площадку во время проведения мероприятия
• Обеспечение безопасности на площадке
• Бронирование даты. Политика площадки в отношении предварительного бронирования
• Политика в отношении возможности добавления или сокращения дней мероприятия
• Стандартное оборудование встроенное в каждый зал

Размещение делегатов

• Общее количество доступных для бронирования комнат, на определенном организатором расстоянии от основной площадки, по типу отеля
• Максимальное возможное количество комнат, которые можно держать в жестких или мягких блоках по типу отелей, на определенном расстоянии от основной площадки
• Список потенциальных отелей для штаба организатора на основании заданных критериев (размер, звёздность, размер пространства для общения, сопутствующие конференц-возможности и т.п.)
• Предложенные контрактные условия между отелями и ассоциациями, включая условия для всех посредников и вовлеченных сторон

Поставщики на месте

• Наличие PCO (Professional Congress Organizer) в стране проведения. Желательно нескольких
• Наличие DMC (Destination Management Company) , он же туроператор специализирующийся на приеме групп и мероприятий и способный обеспечить логистику и культурную программу
• Компании, предоставляющие услуги по обеспечению безопасности
• Координаторы волонтеров и компании, предоставляющие временный персонал
• Компании по аудио-визуальному оборудованию/Синхронному переводу/ производству видео контента
• Выставочное оборудование/ навигация / баннеры
• Налоговые консультанты

Список не исчерпывающий

Экономика

Большой ежегодный конгресс представляет собой как огромные финансовые возможности и выгоды, так и большие риски для международной ассоциации и её партнеров.

Финансовые цели должны быть четко определены заранее и понятны всем заинтересованным сторонам. Руководство для подачи заявок должно очень точно формулировать требования к подаче необходимой финансовой информации участниками.

Общие требования

• Кто будет являться стороной заключающий договора с поставщиками (сама ассоциация, локальное представительство, авторизованное агенство)
• Кто ответственен за каждый из источников дохода и маркетинг: регистрационные взносы, спонсорские взносы, выставка
• Кто аккумулирует излишек/профицит и как он будет делиться?
• Кто несет ответственность за те или иные убытки и как они будут делиться в случае их возникновения?
• Кто составляет и контролирует бюджет?
• Существует ли стандартизированный формат бюджета? Доступны ли бюджеты прошлых мероприятий?
• Какие таможенные сборы будут применены к временному ввозу рекламных и других материалов для целей мероприятия?
• Кто ответственен за любый курсовые риски?
• Требуются ли ассоциации гарантии от заявителей (местные представительства или поставщики или государство)
• Имеет ли мероприятие цели по выручке и на сколько это критично при оценке предложений
• Кто будет отвечать за аудит финансовой отчетности мероприятия?
• Определить какие элементы являются частью финансовой ответственности организаторов, а какие личной ответственностью делегатов
• Стоимость страховки и покрытие — все заинтересованные лица и поставщики (убедится в полном покрытии страховки без пересечений)
• Модель разделения рисков и доли прибыли. Должны быть заранее определены финансовые поощрения принимающей стороны и/или поставщиков (например в случае когда принимающая сторона привлекает целевой объем спонсорских взносов, она вознаграждается определенным процентом от привлеченных взносов)
• Кто будет отвечать за оценку заявок по параметру цена-качество?
• Требует ли ассоциация неизменной/твердой цены в заявках или допускается некоторая гибкость?
• Стоимость аренды основной площадки включая рассадку и дни для монтажа и демонтажа
• Дополнительная стоимость стандартного оборудования и мебели
• Цена дополнительных сервисов
• Определить будут ли выплаты комиссионных и кому
• Существуют ли какие-либо финансовые выгоды от переноса мероприятия ну другой месяц или дни недели или изменения формата мероприятия, которые могут привести к уменьшению цены

PCO/DMC

• Требуется ли ассоциации полная финансовая и бухгалтерская прозрачность с партнерами такими как PCO
• Предоставлена ли подробная разбивка стоимости: консультационные услуги, фиксированные цены на услуги, затраты на одного делегата, затраты на услуги других поставщиков, комиссионные уплаченные и выставленные
• Существуют поощрительные выплаты за достижение финансовых целей мероприятия
• Должна быть прописана политика по поводу комиссий партнерам
• Должна быть собрана информация о финансовой стабильности партнеров

Размещение делегатов

• Два типа цен на размещения индикативные и точные. Когда могут быть предоставлены точные цены на размещение делегатов?
• Условия изменения и аннуляции блоков номеров в отелях
• Условия и требования отеля, где будет размещен организационный штаб должны быть вынесены отдельно
• Должны быть учтены комиссии выплачиваемые посредникам
• Отелями предоставляются бесплатные номера ассоциации в рамках блока
• Предоставление повышение категории номера (апгрейд)
• Требуемые сертификации и/или стандарты качества
• Требуется ли определенный тип отеля

Транспорт

• Наличие скидок от авиакомпаний или авиационных альянсов или железнодорожных операторов — определены типы билетов, временные рамки акции и способ доступа делегатов к акции
• Бесплатные билеты для всех спикеров и VIP гостей
• Индикативные цены, основанные на стоимости билетов в текущем году и предоставление даты, когда станут доступны фиксированные цены на мероприятие

Государственные дотации и поддержка

• Прямые финансовые дотации от принимающей страны, города или основной площадки
• Комиссии возвращаемые в пользу ассоциации
• Приемы и ужины организованные принимающей стороной и за счет нее (например губернаторский прием по случаю открытия мероприятия)
• Беспроцентные займы на организацию мероприятия для ассоциации и партнеров
• Маркетинговая поддержка
• Доступность бесплатных налоговых консультации по региональным и национальным налогам применимым к организации международного мероприятия
• Дополнительно созданные ценности (например бесплатный проезд на общественном транспорте в городе проведения мероприятия, бесплатный проход в музеи для делегатов)

Другие экономические факторы

• Стоимость виз
• Программы по социальной отвественности CSR ( например взносы в местные благотворительные фонды или социальные проекты)

Внутренние цели и задачи ассоциации

Тогда как логистика определяет то, какие города могут принять мероприятия физически, а финансовые параметры играют критически важную роль для принятия решения, львиная доля ассоциаций имеет свои внутренние цели и задачи, которые они ставят на другую часу весов.

Эти цели и задачи относятся больше к миссии и долгосрочным планам развития ассоциации, создающим основную ценность для заинтересованных сторон.

Ассоциации могут также иногда жонглировать долгосрочными стратегическими целями и краткосрочными тактическими при определении целей, стоящих перед конкретными мероприятием. Заявителем тут может помочь обращение к опыту принятия решений по предыдущим съездам ассоциации.

• Ротация — ассоциация должна быть видна в определенных частях мира на постоянной основе в зависимости от её стратегии развития и направления деятельности
• Решение связанное с Президентом или другими важными членами правления
• Потенциал роста количества членов ассоциации может обуславливать выбор места
• Большое локальное представительство уже есть и есть очень сильный местный офис
• Аудитория для программ и продуктов, предлагаемых ассоциацией
• Локальный спрос на обучение и контент генерируемый мероприятием
• Передача знаний развивающимся странам и регионам
• Увеличение узнаваемости ассоциации перед конкретной публикой и/или правительством
• Место испытывает определенные трудности (медицинские, окружающая среда, социальные) в той сфере в которой работает ассоциация
• Коммерческие возможности для членов ассоциации или для самой ассоциации в месте проведения
• Сильные научные позиции и экспертиза в области основной специализации ассоциации и доступность сильных местных спикеров
• Возможности сотрудничества с другими национальными или международными ассоциациями, работающими в той же или смежной сферах
• Желание удовлетворить стратегические потребности основого спонсора/бизнес партнера
• Желание ответить на вызов конкурирущих ассоциаций

Политические / эмоциональные критерии

Эти критерии вы никогда не найдете в мануалах для заявителей, но ни существует и их не стоит сбрасывать их со счетов. Опытные заявители знают на сколько эти факторы могут иметь значительное влияние.

Решения принимаются людьми, основываясь не только на фактах, но и на восприятии, предрассудках, влияния взглядов и мнений других людей и групп, а также социального давления.

Привлекательность дестинации

• Туристическая привлекательность (шопинг, развлечения, ночная жизнь)
• Культурно-историческая привлекательность
• Связь с историей и культурой самой ассоциации
• Круглая дата для ассоциации (например возвращение в город, где ассоциация была основана много лет назад)
• Связь с крупным публичным мероприятием (например Олимпийские игры, Экспо)
• Большая дата в месте проведения мероприятия (город или страна проводят празднования и гуляния по случаю своего события, что может увеличить интерес делегатов)
• Ассоциация еще ни разу не была в этом городе/регионе
• Сильная местная команда членов ассоциации
• Совершенно новая площадка или «горячее» направление
• Политическая/экономическая стабильность
• Фактор заботы об окружающей среде — «зеленая» заявка
• Климат; экстремальные погодные условия

Факторы связанные с заявителем

• Симпатия и/или уважение к заявителю/месту которое в прошлый раз участвовало, но проиграло
• Поддержка заявителя, который недавно пережил серьезные катаклизмы (цунами, наводнения, землятресения)
• Заявитель является очень активным членом ассоциации
• Фактор известности лидера со стороны заявителя
• Заявитель политически важен
• Международно- уважаемое/известное/популярное лицо поддерживает заявителя
• Государственная поддержка

Лица принимающие решение

• Предрассудки; устаревшая информация о заявителе
• Личный релевантный недавний опыт/знание, связанные с заявителем
• Решение, сделанное на основании личных политических/дружеских предпочтений
• Лоббирование заявителем или влиятельным заинтересованным лицом в ассоциации
• Личные подарки

Презентация заявки

• Индивидуальное сильное эмоциональное влияние заявителя на презентации
• Использование сильных образов/великолепных навыков презентации для создания эмпатии и влияния на решение
• Четко артикулируемая история, отвечающая на вопрос, почему заявитель должен быть выбран
• Профессионализм и уверенность с которыми презентация сделана
• На сколько четко и уверенно презентующие отвечают на вопросы лиц принимающих решения