Как международные ассоциации выбирают место проведения своего следующего мероприятия. Часть 2: Критерии принятия решения

Этот перечень включает в себя, если не исчерпывающий список критериев, то, как минимум релевантный для большинства ассоциаций. Описать все возможные сценарии не возможно. Для каких-то ассоциаций часть пунктов будет не релевантной, частных случаев много. Разберем по пунктам.


Логистика

Соответствие этому критерию будет определять минимальные требования к дестинации, способной принять мероприятие и определит должно ли направление быть включено в самый первый расширенный список.


В зависимости от типа мероприятия, долгосрочных планов развития и года, когда размещается запрос, члены правления ассоциации определят, какие из приведенных ниже логистических критериев составят тот самый минимальный перечень требований. Назовем это базовыми требованиями.


Фактор даты и времени

  • Убедиться, что направление соответствует графику ротации ассоциации (примерно так-же как ФИФА выбирает страны и производит ротацию континентов)
  • Определить идеальные даты и дни недели и получить подтверждение доступности
  • Проверить недопустимые даты (религиозные, национальные праздники)
  • Сверить выбранные даты с графиком международных мероприятий с которыми не стоит пересекаться
  • Подтвердить, что выбранные даты не пересекаются с важными событиями в стране проведения, которые могут повлиять на мероприятие ассоциации
  • Получить подтверждение, что площадка будет открыта к моменту проведения мероприятия, если это новая площадка, а также о том, что никаких строительных работ, способных повредить мероприятию, не будет проводится в округе

Доступность

  • Доступность дестинации по воздуху (прямые рейсы из городов нахождения делегатов)
  • Пропускная способность воздушных путей (количество рейсов в день или мест доступных в день)
  • Является ли город хабом или большинству делегатов придется брать стыкованные рейсы
  • Потенциальные узкие места
  • Планы по развитию аэропорта города или росту количества маршрутов
  • Подтвержденный опыт дестинации по приему аналогичных мероприятия со схожим типом делегатов
  • Международные железнодорожные маршруты
  • Визовая политика — смогут ли делегаты из всех стран принять участие; будет ли оказана поддержка в визовом вопросе (например официальные приглашения, гарантирующие получение виз)
  • Качество и простота информации доступной делегатам для получения виз

Логистика на месте

  • Расстояние от аэропорта и ж/д вокзала до места проведения мероприятия и отелей
  • Время проезда в час-пик
  • Эффективность работы миграционной службы/таможни, службы безопасности аэропорта для быстрого прохода делегатов по прибытии
  • Качество работы таможни в вопросе пропуска материалов и оборудования необходимых для конгресса (оборудование, материалы делегатов и организаторов)
  • Возможности быстрого прохождения аэропортовых процедур и размещения отдельных информационных стоек мероприятия
  • Расстояния между основной площадкой отелями и площадками, где будет проводится культурная программа
  • Информация о пешеходных маршрутах и возможностях по организации шатлов
  • Работа и доступность информации по общественному транспорту
  • Инфраструктура города для людей с ограниченными возможностями

Основная площадка

  • Определится с тем, какой тип площадки предпочтителен: с или без возможности проживания. Иным и словами это предпочтительно конгресс-отель или выставочный центр
  • Размер и вместимость комнаты для пленарных заседаний и другие требования к ней (тип рассадки, оснащение)
  • Необходимое количество переговорных комнат и их размер
  • Пространство для выставки, отдыха, общения рекламных стендов
  • Пространство для питания делегатов
  • Наличие отдельных ресторанов и кофеен на объекте проведения мероприятия или рядом
  • Возможности и скорость трансформации площадки под другой формат (залы трансформеры, тип стульев в зале)
  • Планы демонстрирующие все залы с примерами рассадки и временем перемещения между залами
  • Год постройки площадки и год, когда она была последний раз модернизирована
  • Качество/уровень общего состояния/технологическая актуальность площадки
  • Свидетельство обслуживания подобных мероприятий в прошлом
  • На сколько площадка подготовлена для людей с ограниченными возможностями
  • Качество беспроводного интернета
  • Инфраструктура и оборудование для синхронного перевода
  • Есть ли в наличие электронные табло для навигации
  • Аккредитация/Сертификация площадки по параметрам заботы об окружающей среде (например LEED)
  • Достаточное количество мебели для всех задействованных залов
  • Перечень доступных сервисов поддержки доступных на площадке
  • Доступность услуг по безпроблемному получению материалов и оборудования для выставки и мероприятия и/или наличие беспошлинной зоны для избежания бумажной волокиты на площадке
  • Будут ли на площадке проводится мероприятия других клиентов в тот же момент или она будет эксклюзивно предоставлена ассоциации
  • Политика доступа на площадку во время проведения мероприятия
  • Обеспечение безопасности на площадке
  • Бронирование даты. Политика площадки в отношении предварительного бронирования
  • Политика в отношении возможности добавления или сокращения дней мероприятия
  • Стандартное оборудование встроенное в каждый зал

Размещение делегатов

  • Общее количество доступных для бронирования комнат, на определенном организатором расстоянии от основной площадки, по типу отеля
  • Максимальное возможное количество комнат, которые можно держать в жестких или мягких блоках по типу отелей, на определенном расстоянии от основной площадки
  • Список потенциальных отелей для штаба организатора на основании заданных критериев (размер, звёздность, размер пространства для общения, сопутствующие конференц-возможности и т.п.)
  • Предложенные контрактные условия между отелями и ассоциациями, включая условия для всех посредников и вовлеченных сторон

Поставщики на месте

  • Наличие PCO (Professional Congress Organizer) в стране проведения. Желательно нескольких
  • Наличие DMC (Destination Management Company) , он же туроператор специализирующийся на приеме групп и мероприятий и способный обеспечить логистику и культурную программу
  • Компании, предоставляющие услуги по обеспечению безопасности
  • Координаторы волонтеров и компании, предоставляющие временный персонал
  • Компании по аудио-визуальному оборудованию/Синхронному переводу/ производству видео контента
  • Выставочное оборудование/ навигация / баннеры
  • Налоговые консультанты

Список не исчерпывающий


Экономика

Большой ежегодный конгресс представляет собой как огромные финансовые возможности и выгоды, так и большие риски для международной ассоциации и её партнеров.


Финансовые цели должны быть четко определены заранее и понятны всем заинтересованным сторонам. Руководство для подачи заявок должно очень точно формулировать требования к подаче необходимой финансовой информации участниками.


Общие требования

  • Кто будет являться стороной заключающий договора с поставщиками (сама ассоциация, локальное представительство, авторизованное агенство)
  • Кто ответственен за каждый из источников дохода и маркетинг: регистрационные взносы, спонсорские взносы, выставка
  • Кто аккумулирует излишек/профицит и как он будет делиться?
  • Кто несет ответственность за те или иные убытки и как они будут делиться в случае их возникновения?
  • Кто составляет и контролирует бюджет?
  • Существует ли стандартизированный формат бюджета? Доступны ли бюджеты прошлых мероприятий?
  • Какие таможенные сборы будут применены к временному ввозу рекламных и других материалов для целей мероприятия?
  • Кто ответственен за любый курсовые риски?
  • Требуются ли ассоциации гарантии от заявителей (местные представительства или поставщики или государство)
  • Имеет ли мероприятие цели по выручке и на сколько это критично при оценке предложений
  • Кто будет отвечать за аудит финансовой отчетности мероприятия?
  • Определить какие элементы являются частью финансовой ответственности организаторов, а какие личной ответственностью делегатов
  • Стоимость страховки и покрытие — все заинтересованные лица и поставщики (убедится в полном покрытии страховки без пересечений)
  • Модель разделения рисков и доли прибыли. Должны быть заранее определены финансовые поощрения принимающей стороны и/или поставщиков (например в случае когда принимающая сторона привлекает целевой объем спонсорских взносов, она вознаграждается определенным процентом от привлеченных взносов)
  • Кто будет отвечать за оценку заявок по параметру цена-качество?
  • Требует ли ассоциация неизменной/твердой цены в заявках или допускается некоторая гибкость?
  • Стоимость аренды основной площадки включая рассадку и дни для монтажа и демонтажа
  • Дополнительная стоимость стандартного оборудования и мебели
  • Цена дополнительных сервисов
  • Определить будут ли выплаты комиссионных и кому
  • Существуют ли какие-либо финансовые выгоды от переноса мероприятия ну другой месяц или дни недели или изменения формата мероприятия, которые могут привести к уменьшению цены

PCO/DMC

  • Требуется ли ассоциации полная финансовая и бухгалтерская прозрачность с партнерами такими как PCO
  • Предоставлена ли подробная разбивка стоимости: консультационные услуги, фиксированные цены на услуги, затраты на одного делегата, затраты на услуги других поставщиков, комиссионные уплаченные и выставленные
  • Существуют поощрительные выплаты за достижение финансовых целей мероприятия
  • Должна быть прописана политика по поводу комиссий партнерам
  • Должна быть собрана информация о финансовой стабильности партнеров

Размещение делегатов

  • Два типа цен на размещения индикативные и точные. Когда могут быть предоставлены точные цены на размещение делегатов?
  • Условия изменения и аннуляции блоков номеров в отелях
  • Условия и требования отеля, где будет размещен организационный штаб должны быть вынесены отдельно
  • Должны быть учтены комиссии выплачиваемые посредникам
  • Отелями предоставляются бесплатные номера ассоциации в рамках блока
  • Предоставление повышение категории номера (апгрейд)
  • Требуемые сертификации и/или стандарты качества
  • Требуется ли определенный тип отеля

Транспорт

  • Наличие скидок от авиакомпаний или авиационных альянсов или железнодорожных операторов — определены типы билетов, временные рамки акции и способ доступа делегатов к акции
  • Бесплатные билеты для всех спикеров и VIP гостей
  • Индикативные цены, основанные на стоимости билетов в текущем году и предоставление даты, когда станут доступны фиксированные цены на мероприятие

Государственные дотации и поддержка

  • Прямые финансовые дотации от принимающей страны, города или основной площадки
  • Комиссии возвращаемые в пользу ассоциации
  • Приемы и ужины организованные принимающей стороной и за счет нее (например губернаторский прием по случаю открытия мероприятия)
  • Беспроцентные займы на организацию мероприятия для ассоциации и партнеров
  • Маркетинговая поддержка
  • Доступность бесплатных налоговых консультации по региональным и национальным налогам применимым к организации международного мероприятия
  • Дополнительно созданные ценности (например бесплатный проезд на общественном транспорте в городе проведения мероприятия, бесплатный проход в музеи для делегатов)

Другие экономические факторы

  • Стоимость виз
  • Программы по социальной отвественности CSR ( например взносы в местные благотворительные фонды или социальные проекты)

Внутренние цели и задачи ассоциации

Тогда как логистика определяет то, какие города могут принять мероприятия физически, а финансовые параметры играют критически важную роль для принятия решения, львиная доля ассоциаций имеет свои внутренние цели и задачи, которые они ставят на другую часу весов.


Эти цели и задачи относятся больше к миссии и долгосрочным планам развития ассоциации, создающим основную ценность для заинтересованных сторон.


Ассоциации могут также иногда жонглировать долгосрочными стратегическими целями и краткосрочными тактическими при определении целей, стоящих перед конкретными мероприятием. Заявителем тут может помочь обращение к опыту принятия решений по предыдущим съездам ассоциации.

  • Ротация — ассоциация должна быть видна в определенных частях мира на постоянной основе в зависимости от её стратегии развития и направления деятельности
  • Решение связанное с Президентом или другими важными членами правления
  • Потенциал роста количества членов ассоциации может обуславливать выбор места
  • Большое локальное представительство уже есть и есть очень сильный местный офис
  • Аудитория для программ и продуктов, предлагаемых ассоциацией
  • Локальный спрос на обучение и контент генерируемый мероприятием
  • Передача знаний развивающимся странам и регионам
  • Увеличение узнаваемости ассоциации перед конкретной публикой и/или правительством
  • Место испытывает определенные трудности (медицинские, окружающая среда, социальные) в той сфере в которой работает ассоциация
  • Коммерческие возможности для членов ассоциации или для самой ассоциации в месте проведения
  • Сильные научные позиции и экспертиза в области основной специализации ассоциации и доступность сильных местных спикеров
  • Возможности сотрудничества с другими национальными или международными ассоциациями, работающими в той же или смежной сферах
  • Желание удовлетворить стратегические потребности основого спонсора/бизнес партнера
  • Желание ответить на вызов конкурирущих ассоциаций

Политические / эмоциональные критерии

Эти критерии вы никогда не найдете в мануалах для заявителей, но ни существует и их не стоит сбрасывать их со счетов. Опытные заявители знают на сколько эти факторы могут иметь значительное влияние.


Решения принимаются людьми, основываясь не только на фактах, но и на восприятии, предрассудках, влияния взглядов и мнений других людей и групп, а также социального давления.


Привлекательность дестинации

  • Туристическая привлекательность (шопинг, развлечения, ночная жизнь)
  • Культурно-историческая привлекательность
  • Связь с историей и культурой самой ассоциации
  • Круглая дата для ассоциации (например возвращение в город, где ассоциация была основана много лет назад)
  • Связь с крупным публичным мероприятием (например Олимпийские игры, Экспо)
  • Большая дата в месте проведения мероприятия (город или страна проводят празднования и гуляния по случаю своего события, что может увеличить интерес делегатов)
  • Ассоциация еще ни разу не была в этом городе/регионе
  • Сильная местная команда членов ассоциации
  • Совершенно новая площадка или «горячее» направление
  • Политическая/экономическая стабильность
  • Фактор заботы об окружающей среде — «зеленая» заявка
  • Климат; экстремальные погодные условия

Факторы связанные с заявителем

  • Симпатия и/или уважение к заявителю/месту которое в прошлый раз участвовало, но проиграло
  • Поддержка заявителя, который недавно пережил серьезные катаклизмы (цунами, наводнения, землятресения)
  • Заявитель является очень активным членом ассоциации
  • Фактор известности лидера со стороны заявителя
  • Заявитель политически важен
  • Международно- уважаемое/известное/популярное лицо поддерживает заявителя
  • Государственная поддержка

Лица принимающие решение

  • Предрассудки; устаревшая информация о заявителе
  • Личный релевантный недавний опыт/знание, связанные с заявителем
  • Решение, сделанное на основании личных политических/дружеских предпочтений
  • Лоббирование заявителем или влиятельным заинтересованным лицом в ассоциации
  • Личные подарки

Презентация заявки

  • Индивидуальное сильное эмоциональное влияние заявителя на презентации
  • Использование сильных образов/великолепных навыков презентации для создания эмпатии и влияния на решение
  • Четко артикулируемая история, отвечающая на вопрос, почему заявитель должен быть выбран
  • Профессионализм и уверенность с которыми презентация сделана
  • На сколько четко и уверенно презентующие отвечают на вопросы лиц принимающих решения
Мои кейсы
Давайте сотрудничать!
Свяжитесь со мной любым удобным способом,
и мы выстроим порядок нашего взаимодействия
Выберите удобный для вас способ связи
Контакты
Достижение высокой эффективности в бизнесе требует колоссальных усилий и всегда происходит через боль и преодоление
Этот сайт использует cookie-файлы
ок
Свяжитесь со мной Telegram WhatsApp Mail Phone