Это заключительная часть публикаций о том как ассоциации проводят свои тендеры и как организуют работу по выбору места своего следующего конгресса.

Документы для подачи заявки

Документы для заявки, а также само предложение, должны содержать всю требуемую для анализа и принятия решения информацию. Ассоциация должна сопоставить на сколько заявка соответсвует логистическим и финансовым требованиям запроса, а также внутренним политикам организации.

Внутри предложение должно быть организованно так, чтобы информацию было легко сравнивать с данными, подданными другими заявителями. Тут немаловажным фактом будет являться опыт работы сотрудников СVB/DMO/DMC/PCO с теми или иными ассоциациями в прошлом. Если этого опыта нет хотя бы у руководителя, ответственного за подачу заявок подобного рода, вы будете долго и мучительно получать его тратя на это годы, годы которые будут стоить рынку миллионы долларов.

На практике инструкции к тому, как формировать контент заявки отсутствуют, от «частично», до почти полностью, а представитель той или иной организации (например представитель ассоциации нейрохирургов в Астане), лоббирующий ваш регион, не имеет подобного опыта, потому что он чаще всего участвует в процессе впервые в жизни.

Лучший способ — искать инструкции на сайте ассоциации, к которой относится организация разместившая запрос, на крайний случай у опытных DMC или PCO в регионе.

Для отельеров и других поставщиков, таким ресурсом должно стать Convention Bureau их города.

Инструкции к запросу для подачи заявок должны содержать следующую информацию:

• Минимальные требования к заявителям
• Временные рамки процесса подачи заявок до принятия решения, включая важные вехи
• История этого события (если событие часть серии мероприятий)
• История ротации (где подобное мероприятие проводилось до этого)
• Предпочтительные площадки
• Цели мероприятия
• Даты проведения (идеальные и альтернативные)
• Ключевые факторы влияющие на принятие решения
• Процедура принятия решения (включая информацию о том кто принимает решение, где и когда)
• Формат подачи заявки
• Факты, обязательные к предоставлению в заявке
• Длинна документации и отношение к дополнительным материалам (приложения и брошюры)
• Примеры того, как информация должна быть подана

Сегодня все больше и больше ассоциаций переходят на электронный формат подачи заявок.

Модели взаимодействия с поставщиками

Профессиональные организаторы мероприятий

AMC — Association Management Company

DMC — Destination Management Company

PCO — Professional Congress Organizer

Думаю не требует перевода. Я его уже давал в Части 1 данной темы.

AMC

Коммерческая организация, призванная обслуживать штаб-квартиру ассоциации в вопросах связанных с организацией их мероприятий. Они обладают опытным в своём деле персоналом, экспертизой и обеспечивают производственные процессы своими силами. Работают от имени и в интересах ассоциации за определенное вознаграждение.

DMC

Это локальные эксперты по организации мероприятий. Обычно находятся в той местности, в которой предоставляют услуги и знают об этой местности всё. Они охватывают весь спектр услуг, от наземной логистики, транспорта, переговоров с отелями и площадками до выбора и организации выездного питания, и координации широкого списка подрядчиков, задействованных в мероприятии, включая подрядчиков по выставке, флористов, переводчиков, временный персонал, звук, свет, артистов. Я отработал порядка 10 лет в подобных организациях и знаю на себе, какую роль они играют в процессе подготовки и организации мероприятий.

Я также выступал клиентом подобных DMC и они меня не раз спасали. Организация серьезного мероприятия без таких экспертов на месте просто не возможна в силу целого ряда причин. DMC часто работают на AMC и PCO.

PCO

работают напрямую на ассоциации или на их уполномоченные агентства по всему миру или в конкретном регионе. В основном с ними подписывают контракт на несколько лет.

Некоторые AMC оказывают аналогичные PCO услуги, которые включают:

• Стратегический консалтинг
• Создание руководства по подаче заявок
• Технический анализ заявок
• Организация инспекций (site inspection — выезд на место с целью оценки дестинации и инфраструктуры)
• Переговоры с поставщиками и подписание контрактов
• Бюджетирование
• Маркетинг
• Создание контента мероприятий
• Работа со спикерами
• Оценка и управление рисками
• Организация мероприятий

Локальное PCO, расположенное в конкретной стране может быть востребовано ассоциацией для оказания организационной поддержки, когда данная локация будет выбрана. Иногда их могут попросить представители ассоциации на месте оказать поддержку еще на этапе подачи заявок в обмен на гарантированную работу в случае, если эта дестинация будет выбрана.

Локальное PCO практически никогда не участвует в стратегическом консалтинге ассоциации. Такая компания будет нанята для организации отдельно взятого мероприятия. Взаимоотношения ассоциации с AMC, DMC и PCO строятся сугубо на коммерческой основе.

Destination Marketing Organisation

В эту категорию входят:

• Конвеншн бюро или CVB
• Местная туристская организация/ассоциация
• Национальная туристская ассоциация или NTO

DMO

типично являются некоммерческими организациями, полностью или частично государственными, в редких случая это государственно-частное партнерство. Их роль сводится к тому, чтобы продвигать дестинацию, привлекать мероприятия и убеждаться в том, что они (мероприятия) подтверждены в подведомственной им локации. Большинство подобных организаций предлагает ассоциациям и другим заказчикам ряд бесплатных и беспристрастных сервисов. Они не могут быть ангажированы тем или иным бизнесом или предоставлять приоритетное право на получение бизнеса кому-либо.

Эти организации дают непредвзятые консультации и рекомендации по поставщикам и услугам в регионе, могут координировать ответы от имени всего города для больших мероприятий, и предоставлять массу маркетинговых материалов и другой полезной информации.

Именно они помогают представителями ассоциаций на местах с подготовкой заявки, наполнением фактами и красочными и вкусными маркетинговыми материалами.

Площадки

Это конгресс-центры и большие конгресс-отели.

Такие участники рынка могут иногда действовать как DMO, предоставляя поддержку ассоциациям и подготавливая заявку, в городах, где нет конвеншн-бюро.

Инспекции

Существуют разные виды инспекций, от очень неформальных, когда делегация осматривает города, чтобы понять их общую пригодность для проведения мероприятия, до совершенно безжалостных формальных инспекций, где вас прогонят по всему перечню пунктов оценки.

Состав делегации может быть различными. Иногда это внутренний технический специалист или внешние консультанты/партнеры, в других случаях вызвавшийся представитель профильного комитета ассоциации, а в некоторых случая инспектировать могут сами представители ассоциации в лице генерального директора и специалиста по организации подобных конгрессов.

Следующие вопросы стоит задавать в процессе подготовки к такому визиту:

• Есть ли четкие правила проведения инспекции ?
• Каков временной план инспекции?
• Кто будет принимать участие в инспекции?
• Кто покрывает затраты?
• Какова политика в отношении размещения и подарков инспекторам?
• В каком виде будет представлена обратная связь после инспекции? Когда и кем?

Презентация заявки

В абсолютном большинстве случаев на определенном этапе происходит презентация заявки лицу принимающему решение. Презентуют часто сами члены конкретной ассоциации или же партнеры членов ассоциации вместе с подрядчиками, иногда поставщики презентуют сами. Некоторые ассоциации имеют строгий регламент такой презентации, другие подходят к этому вопросу более спонтанно.

Этот этап важен, потому что именно на нем участники могут повлиять на лицо принимающее решение в эмоциональном плане, что может сыграть важную роль при голосовании позже. Это именно тот момент, когда энтузиазм, профессионализм, эмпатия к целям и задачам ассоциации могут перевесить финансовую составляющую и логистические минусы вашей дестинации.

Ассоциации должны учитывать следующие моменты, когда они планируют этот этап ( а нам важно знать это чтобы быть лучше готовыми):

• Кто допускается к презентации (могут ли подрядчики присоединятся к членам, могут ли лидеры мнений, политики, известные личности выступать )
• Максимальное число презентующих
• Ограничение по времени и что происходит, когда время истекает
• Как определяется очередность презентаций
• Какие форматы и технологии разрешены
• Могут ли презентующие приносить свое оборудование
• Должны ли определенные темы быть затронуты
• Могут ли ЛПРы задавать вопросы и когда (регламент)
• Будут ли всем кандидатам задаваться одни и тебе вопросы
• Могут ли презентующие делать небольшие подарки или еду частью своей презентации
• Есть ли какая-либо формальная шкала оценки презентаций

Победители и проигравшие

Большинство ассоциаций очень компетентны в вопросе оглашения и празднования победителя, но мало внимания уделяется проигравшей стороне. Учитывая огромные временные, денежные и человеческие инвестиции в подготовку и подачу заявки, проигравшие финалисты часто чувствуют себя разочарованными и брошенными после оглашения решения.

Такие организации как ICCA в последние годы обращает внимание ассоциаций на этот вопрос и просит удостаивать большего внимания проигравшую сторону путем:

• Предоставления очень оперативно, детальной конструктивной обратной связи проигравшим заявителям
• Воодушевлять на подачу заявки в будущем
• Избегать ситуаций, когда при объявлении победителя проигравшие могут потерять лицо
• Просить лидеров ассоциации уделить время для личной встречи с проигравшими финалистами
• Публично благодарить участников за их усилия и профессионализм