Как международные ассоциации выбирают место проведения своего следующего мероприятия
Начинаю серию публикаций о том, как организуются крупные мероприятий международных ассоциаций. Как принимаются решения, кто влияет на принятие решения, кто участвует в процессе организации, как происходят инспекции и так далее. Предположительно будет три части.
Часто, для того чтобы стать конкурентоспособным нужно очень хорошо понимать, что движет твоим клиентом или партнёром, как они принимают решения. Так сказать, влезть в их шкуру. Именно это мы с Вами попытаемся сделать сейчас. Влезем в шкуру ассоциации и посмотрим, чем руководствуется среднестатистическая ассоциация, член ICCA, когда принимает решение о месте проведения своего следующего мероприятия.
Процесс принятия решения
Для большинства международных ассоциаций обычно является очень комплексным и занимает много времени (месяцы и даже годы). Формально очерченные рамки могут быть расширены из-за неформальных переговоров, дополнительных инспекций объектов, вовлечения консультантов и других заинтересованных сторон.
Даже после принятия решения, промежуток времени между тем, когда решение объявлено членам ассоциации и днём, когда мероприятие состоялось может составить от 12 месяцев до 12 лет.
Все ассоциации имеют чёткий график процесса торгов и дат принятия решений, но лишь немногие публикуют его на своих веб-сайтах. Всегда стоит проверять их на наличие этой информации.
Приведу пример среднестатистического пошагового процесса ассоциации от запроса до принятия решения:
- Объявление торгов открытыми
- Сбор заявлений о заинтересованности (от членов ассоциации или подрядчиков, в зависимости от того необходимы ли представители на месте для того, чтобы быть формальными заявителями или нет)
- Определение соответствия заявителей формальным критериям
- Условия проведения конкретного мероприятия и подачи заявки рассылаются заинтересованным сторонам
- Подготовка заявок местными представителями ассоциации / подрядчиками
- Заявки поданы
- Инспекции площадок (многие ассоциации проводят визиты только ограниченного перечня городов, не всех заявителей)
- Первый раунд отбора с участием персонала ассоциации, лидеров направления или консультантов
- Первый перечень претендентов объявлен
- Тщательные инспекционные поездки и переговоры
- Поданы пересмотренные заявки
- Официальная презентация заявок
- Перечень финалистов
- Переговоры
- Решение принято
- Решение объявлено
- Рассылка информационных писем всем участникам тендера
- Подготовка и подписание контракта или письма о намерениях
Могут быть использованы альтернативные подходы и шаги к организации процесса, в случаях: когда у ассоциации подписан контракт с ключевым партнёром по профессиональной организации мероприятий — Core PCO* (Professional Congress Organizer) , которому делегированы права и ответственность по консультированию на предмет места проведения и порядка отбора заявок, или же в случае если процесс принятия решения в ассоциации очень централизован, или же потребности ассоциации настолько специфичны, что перечень потенциальных место проведения и площадок крайне ограничен.
*Core PCO — Ключевой партнёр по организации конгрессов: Ассоциация отдаёт на аутсорсинг организацию своих конгрессов той или иной PCO на определённый период времени. Партнёр обеспечивает ассоциацию экспертизой; опытом; системами и ресурсами; отвечает за продвижение, организацию и финансирование; согласен разделять финансовые риски с ассоциацией; ищет решение в духе выиграл-выиграл; сотрудничает с организационным комитетом ассоциации на местах; обычно работает в вязке с PCO на месте или прибегает к услугам DMC в месте проведения мероприятия.
Конкурс заявок
Ключевым фактором в этом вопросе является то, кто инициирует подачу заявок в ассоциации. Тут есть два варианта, либо инициатива в большинстве случаев исходит из головного офиса ассоциации, либо от членов ассоциации; другими словами работает ли ассоциация через членов или ее представительства на местах, через профессиональных посредников в связке с местными координирующими органами, такими как конвеншн бюро (CVB).
Баланс между двумя крайностями, централизованным подходом или большим влиянием с мест, варьируется значительно от ассоциации к ассоциации.
Наиболее распространённые подходы описаны далее по тексту. Важно отметить, что по статистике на сегодня около 2/3 международных ассоциаций придерживаются классическому подходу к организации процесса, вовлекая членов с мест. Нужно признать, что все последние годы доля ассоциаций, где решения начинают принимать, более централизованно растёт.
Централизованное принятие решений (предполагает незначительное участие членов на местах или отсутствие такового)
- Член ассоциации на месте запрашивается головным офисом на подготовку внеконкурсного предложения
- Ассоциация напрямую контактирует с поставщиками услуг (площадки, отели, технические службы) в определён(ой)ых дестинац(и)иях, запрашивая предложения на из услуги
- Ассоциация поручает PCO запросить дестинации/поставщиков и подготовить список вариантов либо в конкретной стране или в разных странах (когда у ассоциации есть постоянное PCO на многолетнем контракте)
- Ассоциация напрямую контактирует с представителями дестинаций для подачи заявок на конкурс, с минимальным участием члена ассоциации на месте или совсем без такового
- Ассоциация рассылает приглашение к участию в конкурсе всем подходящим дестинациям для подачи предложений.
Традиционный процесс подачи заявок (предполагает участие членов ассоциации на местах)
- Отобранная заранее группа членов ассоциации приглашается к подаче заявок
- Приглашение подать заявки рассекается всем членам ассоциации
- Заявки инициируются членами ассоциации на местах, предлагая провести следующее мероприятия именно в этом городе, вне зависимости был объявлен конкурс или нет.
Перечень людей, принимающих решения крайне сильно варьируется от ассоциации к ассоциации, с осложнениями, накладываемыми прописанным процессом по принятию решений. Также есть большой перечень формальных и неформальных факторов, валяющих на решение, которые могут играть не последнюю роль при выборе места проведения очередного конгресса.
Лица, принимающие решения:
Выборный лидер ассоциации (Президент, Председатель), Высший руководитель ассоциации (Генеральный директор, Генеральный секретарь), Совет директоров, Исполнительный комитет, Организационный комитет конгресса, Представители подгрупп ассоциации, Национальные представители, Официальные делегаты в Генеральной ассамблее, Все члены (например, через общее голосование).
Советчики и лица влияющие на принятие решения:
Нанятые консультанты, Постоянное PCO, AMC (управляющая компания ассоциации), Спонсоры, Деловые партнёры, Персонал ассоциации (особенно отдел по организации мероприятий), Бывшие члены совета директоров, Члены, которые недавно принимали мероприятие ассоциации, Влиятельные лица, связанные с ассоциацией, Лидеры других международных ассоциаций схожего размера и типом мероприятий (многие руководители ассоциаций доверяют мнению своих коллег в отношении их опыта о местах проведения последних мероприятий), Политические деятели, Звезды, Информационный фон (особенно негативные новости об уровне безопасности), Другие лица близкие к лицу, принимающему решения или влияющему на решение (родственники, друзья).
и мы выстроим порядок нашего взаимодействия
