Изначально данный вопрос кажется достаточно праздным и простым. Что может быть проще к Вам в отель пришел запрос на мероприятие с проживанием.Радуемся и выдаем стоимость на номера и стоимость кейтеринга (обобщенное понятие всего что связано со стоимостью мероприятия в отеле). Но просто это только на первый взгляд.

Итак рассмотрим работу отдела продаж в тендере в деталях. Как она должна строится, с высоты всего лишь моего опыта. Это лишь мое мнение как эксперта и я не претендую на истину в последней инстанции. Мы встретимся через 5 лет и я, возможно, уже внесу изменения и дополнения, потому что каждый день продолжаю учится. чего и Вам желаю, дорогие читатели.

Первый этап. Исследование и анализ.

Возможности и инструменты для исследования и анализа у всех разные, поэтому буду писать не привязываясь к конкретным системам. Я говорю как про технические средства, так и человеческие ресурсы.

Внимательное изучение непосредственно деталей запроса и бизнес потенциала. Такой список вопросов создать не сложно. Достаточно сесть и поставить себя на место заказчика ну или поработать по ту сторону лет 5. Это цели мероприятия, все ответы на вопросы «почему?» (почему этот город в тендере, почему отели этой категории), были ли подобные мероприятия в предыдущие года и где проводились, кто конечный заказчик (если запрос через агентство). Последнее не для того, чтобы срочно бежать и звонить ему напрямую (даже если вы хорошо его знаете). Это будет очень глупо и может сыграть вам в большой «-«. Почему тут разъяснять не буду. Это так, поверьте на слово пока.

Если у Вас уже были мероприятия для этой компании, вы сможете заранее предугадать пожелания и точнее определить потенциал.

Бизнес потенциал очень важно точно для себя понять. Его определяет множество факторов, начиная от того с проживанием это мероприятие или без, когда оно и что это за период в городе, какое количество дней и в какой период недели оно занимает, оно одиночное или будет серия аналогичных, какое питание необходимо (только завтраки или будут ужины и гала ужин у Вас же) и конечно общий бюджет, заканчивая контингентом участников и информацией о том что и сколько они могут выпить у Вас в баре в свободные вечера.

Посмотрите какие еще запросы есть на эти же даты, что было в эти даты в прошлые года. Возможно каждый год в эти даты, но чуть позже по времени, приходит намного больший по бюджету запрос и всегда подтверждается у Вас. В этом случае вы совершенно по-другому будете считать предложение.

Посмотрите какие еще запросы есть на эти же даты, что было в эти даты в прошлые года. Возможно каждый год в эти даты, но чуть позже по времени, приходит намного больший по бюджету запрос и всегда подтверждается у Вас. В этом случае вы совершенно по-другому будете считать предложение.

Узнайте с кем вы конкурируете — какие еще города и направления рассматривает клиент и почему, какие еще отели он запросил в вашем городе. Очень полезно будет выяснить что предложили, как ваши конкуренты в городе, так и отели в других дестинациях. Из этой информации можно сделать намного больше выводов о своих шансах на победу, чем вы предполагаете и ценовая конкуренция далеко не единственная среди них.

По-хорошему на этом этапе задействовано минимум 3 специалиста отеля. Менеджер по доходам (revenue manager), специалист по групповому бронированию, специалист по продажам.

Это достаточно полный, но не структурированный и не исчерпывающий список.